Cultuurverschillen in het zakelijke verkeer

Zoals u weet bestaan er grote cultuurverschillen in het zakelijke verkeer met buitenlandse handelspartners. In dit artikel gaat het dan niet om verschillen in aanzien tussen multinationals en kleinere bedrijven of om bedrijfscultuur. Het gaat om de gewoonten en gebruiken in de samenleving van een bepaald land, tegenover de dragers van een andere cultuur in een ander land, waarmee men zaken wil doen of handel drijven.

Normen, waarden en basisprincipes

Denk bij cultuurverschillen aan afwijkende normen, waarden en basisprincipes, gelijke behandeling van mannen en vrouwen, ouderen en mensen met een handicap, kinderarbeid, taalaspecten, formele of informele omgangsvormen, perceptie van tijd en stiptheid bij het afspraken maken, politieke inmenging van de overheid, alsmede dagindeling en werkpatroon. In sommige culturen heerst er een positieve grondhouding richting buitenlandse ondernemers, op andere plaatsen kan die grondhouding negatiever, wantrouwender en voorzichtiger zijn. Daar kijkt men liever even de kat uit de boom voordat men met elkaar in zee gaat.

Interculturele communicatie met buitenlandse zakenpartners

Taalbarrières en cultuurbarrières bij internationale handelstransacties zijn er om te slechten, bij voorkeur door effectieve interculturele communicatie met buitenlandse zakenpartners. Schroom niet om daarbij gebruik te maken van moderne communicatiemiddelen zoals Google Translate of Microsoft Translator for Business. Meertaligheid is van groot economisch belang en door het spreken van meerdere talen dan wel het aannemen van personeel dat tweetalig is vergroot u uw concurrentievermogen als bedrijf. Maar denk ook aan hiërarchie en organisatiestructuur. In Duitsland, Frankrijk en ook in België zijn organisaties veel verticaler georganiseerd dan in ons gedecentraliseerde poldermodel.

Non verbale communicatie

Ook bij non-verbale communicatie zijn de culturele verschillen groot. Het is bij het internationaal ondernemen belangrijk dat u op de hoogte bent van de do’s en dont’s in het specifieke land waarmee u zaken doet. Stel u bent aan het onderhandelen over een omvangrijk leveringscontract. Zuid-Europese landen en Zuid-Amerikaanse landen kennen bijvoorbeeld een zeer expressieve cultuur, waarbij een amicale fysieke aanraking de normaalste zaak van de wereld is en zelfs vertrouwen schept bij gedurende contractonderhandelingen of een zakelijk diner.

Cultuurverschillen met Aziatische gesprekspartners

In Azië is het weer helemaal anders op dat gebied. Er bestaan belangrijke cultuurverschillen in het zakelijk verkeer tussen gesprekspartners uit Aziatische landen en vertegenwoordigers van bedrijven uit landen van de Europese Unie. Bijvoorbeeld inzake de handhaving van auteursrechten, maar ook op het gebied van verbale en non verbale communicatie. Belangrijke aspecten van non verbale communicatie zijn in iedere cultuur: handen schudden, het zich voorstellen, comfort zone, op afstand blijven, gebarentaal, wel of niet wijzen, thumbs up, symboliek, lachen of juist met een pokerface - strak en emotieloos blijven kijken en oogcontact. Zorg ervoor dat u tactvol, beleefd, respectvol en met omgevingssensitiviteit met uw gesprekspartners omgaat zowel behouden als non verbaal. Dat vergroot de kans op zakelijk succes.

Overheidsprogramma’s zoals het Buitenlandnetwerk

De Rijksoverheid organiseert een aantal programma’s, om het ondernemers die het vizier op het buitenland hebben gericht gemakkelijker te maken. Belangrijk initiatief daarbij is het Buitenlandnetwerk. Het Buitenlandnetwerk geeft informatie over buitenlandse markten betrouwbare en agenten en distributeurs of zakenpartners om uw producten verder door te ontwikkelen.

R&D contacten

Via het Innovatie Attaché Netwerk (IA-Netwerk) kunt u in contact komen met internationale R&D contacten. R&D staat voor research and development. Een R&D engineer is verantwoordelijk voor het stappenplan van de conceptfase van producten, machines, systemen, software of processen tot en met de uiteindelijke inbedrijfstelling.

Netherlands Business Support Offices

Netherlands Business Support Office netwerk helpen bij het vergroten van uw bedrijfsresultaat in het buitenland. U vindt NBSO kantoren in voor Nederlandse bedrijven kansrijke gebieden waar geen consulaat of ambassade aanwezig is. Denk aan steden als Barcelona, Frankfurt, Hamburg, Houston, Manchester, Lyon, Shandong, Stuttgart of Chengdu. Netherlands Business Support Offices kunnen u helpen bij het vinden van de juiste samenwerkingspartners, specifieke marktinformatie en voor uw bedrijfsvoering relevante wetgeving.

Wegwijzer Internationaal Zakendoen

In de Wegwijzer Internationaal Zakendoen kunt u lezen hoe de overheid uw onderneming kan helpen bij het zakendoen in het buitenland. Het gaat hier om internationaal ondernemen en export begeleiding. In de Wegwijzer Internationaal Zakendoen kunt u oa vinden hoe u kunt deelnemen aan handelsmissies, events, beurzen en partnerschappen. Daarnaast wordt er beschreven op welke manier uw nieuwe zakelijke contacten, handelspartners en afnemers kunt vinden via het internationale netwerk van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Tenslotte biedt De Wegwijzer Internationaal Zakendoen een overzicht van kansen en trends, en vindt u basisinformatie over specifieke landen sectoren en thema’s, zoals verzekering en financiering bij export naar nieuwe buitenlandse markten, en ondersteuning bij oneerlijke concurrentie die u zou kunnen ondervinden in het buitenland. Ook hier neemt het Buitenlandnetwerk van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een centrale positie in.

Consulaat en Ambassade

Naast de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en de Kamer van Koophandel (KvK) bestaan er in het buitenland zelf overheidsinstanties die deuren kunnen openen naar netwerken die anders onontgonnen blijven. Denk aan buitenlandse ambassades en consulaten.

Op het Australische consulaat Generaal van het Koninkrijk der Nederlanden zult u in dat verband gemakkelijk contacten kunnen leggen met Nederlanders die reeds in Australië zijn gevestigd. Ook kunt u hier terecht voor de afgifte van reisdocumenten en formaliteiten op het gebied van huwelijk, echtscheiding, rijbewijzen en notariële verklaringen. Het consulaat valt organisatorisch onder de paraplu van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Regional Business Developers

Ambassades staan nog een trapje hoger in de rangorde en zorgen met name voor communicatie en onderhandelingen tussen het land van zending en het land van vestiging, rechtshulpverzoeken alsmede voor culturele uitwisseling. Regional Business Developers werken vanuit ambassades om bedrijven te ondersteunen op het gebied van handel, investeringen en research & development (R&D). Regional Business Developers werken vanuit Latijns-Amerika, West-Afrika, de Golfstaten, de Associatie van Zuidoost-Aziatische Naties (ASEAN), Scandinavië en de Baltische Staten.

Kamer van Koophandel

Heeft u een buitenlandse vestiging? Zorg er dan voor dat u deze vestiging inschrijft bij de Kamer van Koophandel van het betreffende land. In veel landen hebben Kamers van Koophandel een actievere rol dan in Nederland, waar wij het Handelsregister kennen. Ook het handelsnaamrecht kan van land tot land verschillen.

Buitenlandse vestiging? Handelsnaam registreren

In Nederland zal een voor bescherming in aanmerking komende handelsnaam bijvoorbeeld van rechtswege ontstaan. Zodra u naar buiten treedt met een bepaalde handelsuiting. In andere landen kan het zo zijn dat de Kamer van Koophandel aldaar actief onderzoek doen naar reeds bestaande, oudere handelsnamen in dezelfde branche, misleidende handelsnamen en verwarringwekkende handelsnamen. Heeft u een buitenlandse vestiging van uw bedrijf verricht dan eerst handelsnaamonderzoek. Daarna kunt u de handelsnaam aldaar registreren. Daarnaast kunt u ook overwegen om uw merk te deponeren in het territorium van uw buitenlandse vestiging, bij het merkenbureau aldaar.

Fiscaliteiten en dubbele belastingheffing

Als zelfstandig ondernemer die internationaal opereert krijgt u te maken met het verleggen van BTW en met verdragen om dubbele belastingheffing te voorkomen. Bij het zakendoen met Amerika kan u worden verzocht om een ingevuld formulier W8-BEN-E te overleggen. Wij kunnen u helpen om het formulier W8-BEN-E 2017 in te vullen. Bij internationaal fiscaalrechtelijke vraagstukken werken wij samen met een van de grote vier accountantskantoren. Zij bedienen zowel MKB-ondernemingen als op wereldschaal opererende multinationals. Indien u belastingrechtelijke kwesties aan ons wilt voorleggen dan verwijzen wij u en derhalve graag door naar betrouwbare, betaalbare en ervaren partners in ons netwerk.

Jurist of advocaat?

U vraagt zich misschien af of het bij dit alles verschil uitmaakt of u nu een (bedrijfs)jurist inhuurt of een advocaat. Indien u een conflict heeft dan ligt het inhuren van een advocaat die tot in de hoogste juridische instanties kan doorprocederen voor de hand. Daar is echter een fors prijskaartje aan verbonden. Indien er geen conflicten zijn en dus ook geen procesrisico dan adviseren wij om uit te kijken naar een geschikte en gekwalificeerde jurist.

Meester in de Rechtsgeleerdheid

Uiteraard overlappen de taken van juristen en advocaten elkaar grotendeels. Bovendien zijn zij beiden meester en de rechtsgeleerdheid. Ook houden zij als het goed is hun vak bij, bijvoorbeeld door het volgen van verdiepende postdoctorale cursussen aan de Universiteit. Ook heeft iedere raadsman of raadsvrouw zijn eigen stijl en persoonlijkheid, die goed of minder goed bij uw eigen stijl van zakendoen zal passen. Tegenwoordig is het gemakkelijk om op LinkedIn naar reviews te zoeken of te bekijken welke publicaties een juridisch adviseur op zijn naam heeft en of hij vooraan in zijn vakgebied zit. Bij het juridisch dichttimmeren en goed in de steigers zetten van uw initiatief zal het inhuren van een gespecialiseerde jurist in de regel volstaan.