Wat moet er juridisch geregeld zijn bij het internationaal zakendoen?

Bij het zakendoen over de grens komen een hoop zaken kijken. Ook op juridisch gebied. Denk aan importeren of exporteren binnen en buiten de Europese Unie, uitbreiden met buitenlandse vestigingen en samenwerkingsverbanden met internationale partners. Maar denk bij internationaal zakendoen ook aan cultuurverschillen en afwijkende wettelijke vereisten. Als uw bedrijf zaken gaat doen met buitenlandse ondernemers, distributeurs of leveranciers, lees onderstaand artikel dan aandachtig door.

Grensoverschrijdend zakendoen

Heeft u een Nederlands bedrijf en wilt u uw producten of diensten aan het buitenland leveren, dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij kunnen u namelijk helpen met het opstellen of screenen van de benodigde contracten en algemene voorwaarden. Bij grensoverschrijdend zakendoen geldt namelijk het adagium alle afspraken op papier, vervat in valide overeenkomsten.

Internationale handelstransacties

Een belangrijk aspect van grensoverschrijdend ondernemen is het doen van internationale handelstransacties. Daarbij is het van groot belang dat u ruime kennis heeft van de specifieke exportmarkt en dat u contact legt met betrouwbare zakenpartners. Wees vervolgens goed voorbereid op mogelijke cultuurverschillen met uw buitenlandse handelspartners. Juridisch advies voor bedrijven biedt u vervolgens juridische ondersteuning bij het formaliseren van gemaakte afspraken.

Leveringen van producten en diensten binnen en buiten de EU

Het is allereerst van belang dat u kennis draagt van in de Europese Unie geldende wet en regelgeving inzake leveringen van producten en diensten binnen en buiten het territorium van de EU. Hoe zit het bijvoorbeeld met vrij verkeer van werknemers en met het verleggen van btw?

Voor sommige categorieën handelswaar zoals planten, dieren en agrarische producten, maar ook voedingsmiddelen, cosmetica en geneesmiddelen gelden bijzondere regels die vaak in internationale verdragen zijn neergelegd. Als fabrikant, leverancier, importeur of distributeur van dergelijke producten bent u aan deze bijzondere regelgeving gebonden. Wij kunnen u op heldere wijze informatie verschaffen over de specifieke regels die van toepassing zijn op uw situatie.

Ondernemen in of met het buitenland

Ondernemen in of met het buitenland betekent mogelijkheden zien en kansen benutten. Het begint een bepaalde visie alsook met de moed om internationaal uit te rollen. Er bestaan in Nederland enkele overheidsdiensten die u van marktinformatie kunnen voorzien alsook van de benodigde export documenten. Denk in dat verband aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, de Douane, de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit het Buitenlandnetwerk en de Wegwijzer Internationaal Zakendoen.

Concurrentiepositie bedrijfsleven inzake handel en industrie

Ook de Topsectorenaanpak van de Rijksoverheid is erop gericht om de de gunstige concurrentiepositie van het Nederlandse bedrijfsleven op het gebied van handel en industrie te waarborgen. Een belangrijk onderdeel van het topsectorenbeleid is het stimuleren van exportmogelijkheden en het organiseren van handelsreizen en economische missies naar het buitenland.

Contracten, verkoopovereenkomst, Nederlandstalig of Engelstalig

Het hanteren van valide contracten en verkoopovereenkomsten die bepalingen bevatten die de tand des tijds inmiddels hebben doorstaan is onderdeel van een verantwoord juridisch risicomanagement. Het is in dat kader van belang om de overeenkomsten zoveel mogelijk juridisch dicht te timmeren. Daarbij hoort ook uw eigen set algemene voorwaarden met daarin een beperking van aansprakelijkheid. Deze Engelstalige of Nederlandstalige algemene voorwaarden zijn bij voorkeur in lijn gebracht met de aanwezige verzekeringsfaciliteit. Maatwerk leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden zijn altijd toegespitst op de sector of branche waarin u zich bevindt.

Geheimhoudingsverklaring NDA

In een geheimhoudingsverklaring spreekt u met de wederpartij af dat de geheime informatie niet wordt gedeeld met derden. Geheime informatie kan gaan over de inhoud van de onderhandelingen, over gevoelige bedrijfsinformatie, over de inhoud van contracten of over de unieke eigenschappen van de te leveren danwel af te nemen producten en diensten. En uiteraard ook over technologische vondsten. De Engelse benaming voor een geheimhoudingsovereenkomst is een Non Disclosure Agreement (NDA) of Confidentiality Agreement. Er kan eventueel ook gebruik worden gemaakt van een onderhandelingsovereenkomst waarin zaken worden vastgelegd over geheimhouding alsmede aansprakelijkheid bij het afbreken van de onderhandelingen gedurende de precontractuele fase.

Werknemers

Indien u in het buitenland werknemers in dienst neemt zal het voor de hand liggen dat het recht van het land waar uw vestiging zich bevindt van toepassing is op de arbeidsverhouding. Zit u in Los Angelos, Amerika dan zal er in de regel Californisch recht van toepassing zijn op het arbeidscontract dat u met uw werknemers aldaar sluit. Er kunnen dan andere regels gelden dan in Nederland met betrekking tot zaken als arbeidstijden, minderjarige werknemers, loonbelastingplicht en vergunningen. Met name wanneer u zich buiten de Europese Unie bevindt zullen de regels inzake het arbeidsrecht verschillen van Nederlandse wetgeving en Europese richtlijnen. Dit geldt ook met betrekking tot de houding van de vakbonden.

Intellectueel en Industrieel Eigendom

Wanneer u internationale contracten sluit met bedrijven in het buitenland dan staan daar per definitie bepalingen in over intellectueel en industrieel eigendom. Bij dergelijke bepalingen is het altijd goed opletten. U wilt bijvoorbeeld uw intellectuele eigendomsrechten op door u ontwikkelde software, technologische vondsten, broncode of app slechts in licentie geven en niet overdragen.

Auteursrechten en licentieovereenkomst

Soms zijn de artikelen inzake auteursrechten, modelrechten en naburige rechten zodanig omslachtig en onbegrijpelijk geformuleerd dat het onduidelijk is wie deze rechten nu daadwerkelijk toekomen na ondertekening van de overeenkomst. Hetzelfde geldt voor domeinnamen en merkenrechten. Bij voorkeur spreekt u met uw zakenpartner af dat er Nederlands Recht van toepassing is op de rechtsverhouding. Laat dergelijke koopcontracten of licentieovereenkomsten in ieder geval controleren door een gespecialiseerde jurist of advocaat.

Technologische ontwikkelingen

Het intellectueel eigendomsrecht van producenten, fabrikanten, scheppers en content creators staat van oudsher op gespannen voet  met voortdurende technologische ontwikkelingen. Wetgever en rechters moeten zin om te gaan met uiteenlopende belangenposities van rechthebbenden en consumenten. Denk aan een internetplatform dat muziek, film, games of software gebruikt waarop auteursrechten liggen van derden.

Voorkomen van aansprakelijkheid

Het is dan een kunst op zich om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden een faire vergoeding ontvangen voor het gebruik van hun creaties. Daarbij is het intellectueel eigendomsrecht een relatief jong vakgebied en zijn wetten, verdragen en rechtspraak nog niet volledig uitgekristalliseerd. Uitgangspunt is ten alle tijden het beperken van risico’s en voorkomen van aansprakelijkheid. Met een dergelijke proactieve wijze kan u op een zo veilig mogelijke manier internationaal zakendoen.

Internationaal privaatrecht

Wanneer u zaken doet met buitenlandse ondernemingen of vanuit het buitenland contracten sluit in een internationale setting dan krijgt u onherroepelijk te maken met het fenomeen internationaal privaatrecht. Bij internationaal privaatrecht oftewel IPR, gaat het om rechtskeuzerecht en internationaal procesrecht. Het gaat met andere woorden om de vraag welk recht van welk land moet worden toegepast op een bepaalde rechtsverhouding alsmede welke rechtbank bevoegd is dat betreffende recht te hanteren. Tenslotte gaat het ook om de vraag hoe een uiteindelijke rechterlijke uitspraak in andere landen zal worden erkend en ten uitvoer gelegd.

Nederlands recht, Belgisch recht of een Duitse rechtbank?

Heeft de uitspraak van een rechter in Duitsland bijvoorbeeld ook betekenis in de Verenigde Staten. Zal een Chinese rechtbank In bepaalde gevallen Japanse recht moeten hanteren? Is er op een grensoverschrijdend geschil over een contract Nederlands recht van toepassing of juist Belgisch recht? Is een rechter uit Frankrijk überhaupt bevoegd om kennis te nemen van een bepaalde kwestie? Het internationaal privaatrecht biedt hieromtrent aanknopingspunten en verwijzingsregels.

Welke wet geldt er bij het internationaal zakendoen?

Welke wet of liever welk rechtsstelsel van toepassing is op een overeenkomst kan in beginsel contractueel worden overeengekomen. Dat laat onverlet dat er bij het internationaal zakendoen regels van internationaal privaatrecht van toepassing kunnen zijn op een bepaalde rechtsverhouding. Deze regels kunnen bestaan uit nationaal recht, internationale verdragen en verordeningen van de Europese Unie. Denk aan de Brussel Verordening inzake algemene bevoegdheidsgronden en erkenning en tenuitvoerlegging, alsook aan de Rome Verordening inzake toepasselijk recht op overeenkomsten en buitencontractuele aansprakelijkheid.

Handelsverdragen

Daarnaast krijgt u als grensoverschrijdend ondernemer te maken met handelsverdragen zoals het Weens Koopverdrag. Handelsverdragen zijn belangrijke tussenstatelijke afspraken ter bevordering van wederzijdse of internationale handelstransacties. Handelsakkoorden zorgen ervoor dat import en export van producten en diensten interessanter worden voor zowel consumenten als bedrijven. Denk aan zaken als het opheffen van handelsbelemmeringen afschaffen van invoerheffingen, het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen of verankering van arbeidsrechten van werknemers. Nederland heeft van oudsher veel baat bij handelsverdragen vanwege het hoge opleidingsniveau, efficiënte productietechnieken en onze gunstige concurrentiepositie. Handelsakkoorden kunnen ook worden gesloten op Europees niveau.

Opdrachtverleningsdocument met algemene voorwaarden

Ook in het buitenland werkt u als bedrijfseigenaar met een opdrachtverleningsdocument waarin afspraken omtrent verkoop, levering en betaling staan. Het gaat hier om de zakelijke verhouding tussen u als opdrachtnemer en uw opdrachtgever of zakenpartner. In combinatie met de opdrachtverlening hanteert u maatwerk algemene voorwaarden, waarin u het risico op aansprakelijkheid zoveel mogelijk beperkt.

Algemene voorwaarden hanteren richting exportlanden

Enkele belangrijke juridische aspecten die geregeld dienen te worden in uw algemene voorwaarden zijn toepasselijkheid van contractvoorwaarden, opzeggingsmogelijkheden van de overeenkomst alsook het eigendomsvoorbehoud op geleverde goederen en zaken. Daarnaast is het uitermate belangrijk om te checken met welke bedrijven u precies in zee gaat. In Nederland is het daartoe gebruikelijk om bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel te controleren c.q het Handelsregister er op na te slaan. Dat voorkomt dat u een contract tekent met een spookpartij.

Wet versus contract

Om de beschermende werking van een eigendomsvoorbehoud In algemene voorwaarden in het betreffende exportland te maximaliseren verdient het aanbeveling om rechtskeuze beding te hanteren, in die zin dat Nederlands recht van toepassing is op de contractuele verhouding. Juridisch gezien maken we in dat verband onderscheid tussen contractuele elementen en wettelijke aspecten. Het is in dat kader van belang dat de inhoud van dergelijke clausules in lijn is met de wettelijke vereisten van de jurisdictie die van toepassing is verklaard op de algemene voorwaarden. Hierbij spelen eveneens een rol de welbekende handelsverdragen zoals het Weens Koopverdrag en het EVO-Verdrag.

Wettelijke vormvereisten per land

Het kan zijn dat afzonderlijke landen afwijkende vormvereisten stellen aan de vestiging van een eigendomsvoorbehoud of aan de toepasselijkheid van algemene bepalingen zoals verkoopvoorwaarden en betalingscondities. Denk aan vormvereisten als schriftelijkheid, tijdigheid, timing, registratie en depot.

Laat juridische documenten altijd screenen

Daarnaast kunnen er materiële vereisten bestaan die per land verschillend zijn. Ik noem hier derdenwerking van een retentierecht of een zekerheidsrecht, of de gevolgen van niet betaling, nakoming, opzegging, faillissement en ontbinding. Laat de juridische documenten daarom altijd van tevoren controleren of from scratch opstellen door een juridisch adviesbureau met voldoende ervaring in het begeleiden van internationale handelstransacties.

Tips and tricks leveringsvoorwaarden

We gaan nu wat dieper in op het fenomeen algemene voorwaarden. We geven u tips en tricks inzake uw leveringsvoorwaarden en betalingscondities.

Zo’n beetje elk rechtsstelsel stelt eisen aan de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Dat geldt voor alle landen van de Europese Unie maar ook daarbuiten. Het gaat hier om de regels omtrent het gebruik van uw leveringsvoorwaarden. Bij het internationaal zakendoen is het allereerst van groot belang dat uw algemene voorwaarden concreet onderdeel zijn van het contract met uw handelspartner.

Toepasselijkheid van uw eigen set algemene voorwaarden

Voorafgaand aan ondertekening van het contract met uw wederpartij dienen leveringsvoorwaarden en betalingscondities van toepassing te zijn verklaard op de overeenkomst. De wet stelt hieraan het vereiste van kennisname door de wederpartij. Het is daarbij niet voldoende dat u verwijst naar algemene voorwaarden op uw bedrijfswebsite. Wanneer beide partijen naar hun eigen set algemene voorwaarden verwijzen dan kan er een misverstand ontstaan over welke voorwaarden er precies van toepassing zijn in een bepaalde rechtsverhouding. In dat geval is er sprake van een battle of forms.

Ter handstellingsvereiste

Een veilige manier om te kunnen bewijzen dat uw handelspartner de algemene leveringsvoorwaarden in goede orde heeft ontvangen voorafgaand aan ondertekening is om deze aan de opdracht verlening vast te zetten en gelijktijdig te laten ondertekenen. Op deze wijze voldoet u aan het terhandstellingsvereiste. Uw wederpartij kan daarna niet meer zeggen dat hij geen kennis heeft kunnen nemen van de inhoud ervan. U kunt het tegendeel immers bewijzen.

Taal B2B en B2C

De meeste rechtsstelsels waarmee uw onderneming van doen zal hebben in het internationale handelsverkeer beschermen consumenten als zwakkere partij tegen bedrijven als sterke contractpartner. Ditzelfde principe geld bij de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. De wet en de rechtspraak geven aan dat leveringsvoorwaarden en betalingscondities in een voor de wederpartij begrijpelijke taal dienen te worden ter hand gesteld. Voor consumenten B2C is dat altijd de moedertaal van het territorium waarin u met deze consumentenzaken doet.

Rechtsverhouding tussen bedrijven onderling

In de rechtsverhouding tussen bedrijven onderling B2B zijn de regels wat soepeler een volstaat doorgaans het Engels. Een professionele partij zoals een bedrijf wordt met andere woorden door de rechter geacht het Engels dermate machtig te zijn dat hij algemene voorwaarden die in deze taal zijn opgesteld kan begrijpen en de inhoud en rechtsgevolgen ervan kan overzien. Teken deze dus nooit blind, in een B2B verhouding zit u er – behoudens onredelijk bezwarende bepalingen/grijze lijst/zwarte lijst - echt aan vast.

Eigendomsvoorbehoud

Indien u een eigendomsvoorbehoud opneemt in uw eigen set met algemene voorwaarden dan gaat het eigendom van door u geleverde goederen pas op de ontvanger over nadat deze de koopsom heeft betaald. Eigenlijk heeft elk land hier over een eigen regeling. In Nederland is het eigendomsvoorbehoud vervat in artikel 3:92 van het Burgerlijk Wetboek. Het eigendomsvoorbehoud komt er in gewone mensentaal op neer dat wanneer zaken op rekening of op de pof worden geleverd, de afnemer was eigenaar wordt zodra de factuur is ingelost.

Vraag altijd om advies wanneer u dergelijke juridische eigendomsconstructies wilt opnemen in betalingscondities, met name wanneer buitenlands recht van toepassing verklaard op de overeenkomst.

Do’s en dont’s betalingscondities en incassobeding

Een incasso beding mag uiteraard niet ontbreken in uw betalingsvoorwaarden. Een dergelijk incasso beding mag niet onredelijk bezwarend zijn en dient in lijn te zijn met de wetgeving die van toepassing is op de contractuele verhouding met uw zakenpartner. In Nederland geldt er bijvoorbeeld een staffel met maximumbedragen. De incassovergoeding moet met andere woorden in lijn zijn met de hoofdsom. In zijn algemeenheid mogen betalingscondities niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij en dienen de algemene bepalingen op een voor iedereen evenwichtige manier te zijn opgeschreven.

Redelijkheid en billijkheid en onredelijk bezwarende bepalingen

De weegschaal mag met andere woorden niet te veel in uw eigen voordeel uitslaan want anders kan uw contractspartner deze onredelijke bezwarende bepalingen door de rechter laten vernietigen. Dit principe van redelijkheid billijkheid en evenwichtigheid is evenzeer van toepassing op clausules omtrent verzekering en aansprakelijkheid, leveringsduur, overmacht, het retentierecht, natrekking, zaaksvorming, duur en beëindiging van de overeenkomst, opzegtermijnen, toepasselijk recht en bevoegde rechter.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Ongeacht hetgeen regels van internationaal privaatrecht omtrent toepasselijk recht en bevoegde Rechter voorschrijven, verdient het voor een Nederlandse ondernemer aanbeveling om ons eigen bekende Nederlandse recht van toepassing te verklaren op de overeenkomst. Bij geschillen kan er gekozen worden voor arbitrage, mediation, of de bevoegde rechtbank in Nederland. Indien intellectueel eigendom belangrijke rol speelt in het contract, dan adviseren wij om in eerste aanleg als bevoegde rechtbank aan te wijzen de in het intellectueel eigendomsrecht gespecialiseerde rechtbank van Den Haag. Denk aan een licentieovereenkomst van software, waarbij IE-rechten een hoofdnoot spelen.

Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op.